La scelta tra buoni pasto cartacei ed elettronici incide sia sull’organizzazione sia sul trattamento del dipendente. Per le prestazioni sostitutive di vitto, l’art. 51, comma 2, lettera c), del TUIR prevede la non concorrenza al reddito di lavoro dipendente fino a un importo giornaliero di 4 euro, elevato a 10 euro quando la prestazione è resa in forma elettronica. Questa è la differenza fiscale centrale tra i due formati; costo aziendale, IVA e registrazioni restano verifiche distinte, da svolgere sulla configurazione concreta.
La decisione non si esaurisce quindi nel limite applicabile al dipendente. Occorre confrontare chi riceve i buoni, le regole di spettanza, le evidenze prodotte dal provider, il raccordo con presenze e cedolini, il corrispettivo contrattuale e il lavoro interno necessario per gestire eccezioni e riconciliazioni.
In sintesi
- Per il reddito di lavoro dipendente, le prestazioni sostitutive di vitto non concorrono fino a 4 euro giornalieri; il limite è 10 euro se rese in forma elettronica.
- I buoni, cartacei o elettronici, sono utilizzabili dal titolare, non sono cedibili né convertibili in denaro e sono cumulabili entro il limite di otto.
- Il cartaceo richiede dati e sottoscrizioni sul titolo; l’elettronico associa le informazioni e il codice identificativo al supporto informatico.
- Il costo del provider va confrontato con le attività interne necessarie per distribuire, aggiornare, controllare e raccordare i dati.
- La verifica del costo d’impresa, dell’IVA e del cedolino richiede documenti e presupposti propri: non coincide con il solo confronto tra i formati.
Buoni cartacei: condizioni d’uso e conseguenze organizzative
Il buono cartaceo deve riportare, tra gli altri elementi, l’identificazione del datore di lavoro e della società emittente, il valore facciale, il termine di utilizzo e lo spazio per data, firma del titolare e timbro dell’esercizio. La dicitura prevista dalla disciplina ricorda che il titolo non è cedibile, non è commercializzabile o convertibile in denaro e non è cumulabile oltre otto buoni.
Per l’azienda, queste caratteristiche rendono essenziale una procedura di consegna e di riconciliazione: elenco dei destinatari, quantità consegnate, buoni restituiti o non distribuiti e collegamento con il periodo di spettanza. Il cartaceo può essere valutato quando questi passaggi sono sostenibili per sedi, numero di destinatari e frequenza delle variazioni. Il controllo utile è verificare se policy, presenze e giorni di spettanza dei buoni pasto consentono di ricostruire le assegnazioni effettuate.
Sul piano del dipendente, il limite giornaliero di non concorrenza previsto per la prestazione sostitutiva resa in forma non elettronica è quello di 4 euro. Se il valore giornaliero o l’impostazione dell’erogazione richiedono verifiche ulteriori, payroll deve esaminare il caso con i dati effettivi dell’assegnazione.
Buoni elettronici: condizioni d’uso e conseguenze organizzative
Nel formato elettronico, i dati identificativi del datore di lavoro, dell’emittente, il valore facciale e il termine di utilizzo sono associati al carnet elettronico. Al momento dell’uso vengono associati la data e i dati dell’esercizio; l’obbligo di firma è assolto mediante un numero o codice identificativo riconducibile al titolare. Le società emittenti devono inoltre adottare misure idonee di antifalsificazione e tracciabilità.
Il formato elettronico richiede quindi di governare la qualità dei dati trasmessi: anagrafiche, assegnazioni, sospensioni, nuovi ingressi e cessazioni. Può essere preferibile quando le variazioni sono frequenti e l’impresa può definire con chiarezza chi invia le istruzioni, entro quando e quale elenco costituisce il riferimento per ogni periodo. Il supporto elettronico non sostituisce la policy né la verifica della coerenza tra presenze, istruzioni al provider e cedolini.
Per il lavoratore dipendente, l’art. 51, comma 2, lettera c), TUIR porta il limite giornaliero di non concorrenza a 10 euro quando la prestazione sostitutiva di vitto è resa in forma elettronica. Il vantaggio riguarda questo specifico profilo del destinatario; non definisce da solo la deducibilità del costo aziendale né il trattamento IVA della fattura.
Regole fiscali: tre piani da non confondere
Il primo piano è il reddito di lavoro dipendente: la regola dei limiti giornalieri riguarda le prestazioni sostitutive di vitto e distingue il formato ordinario da quello elettronico. Il secondo piano è il costo dell’impresa: l’art. 95 TUIR include tra le spese per prestazioni di lavoro dipendente deducibili anche quelle sostenute in denaro o in natura a titolo di liberalità a favore dei lavoratori, mentre l’art. 109 richiede, nei termini indicati dalla norma, l’imputazione a conto economico e il collegamento con attività o beni da cui derivano ricavi o proventi rilevanti.
Il terzo piano è l’IVA. L’art. 19 del D.P.R. 633/1972 collega la detrazione all’imposta relativa a beni e servizi acquistati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione e disciplina anche limitazioni connesse a operazioni esenti, utilizzi estranei o promiscuI. L’art. 19-bis.1 contiene inoltre una specifica esclusione per l’IVA relativa all’acquisto o importazione di alimenti e bevande, con le eccezioni riportate nella disposizione. Per questo la fattura del provider, l’operazione documentata e la posizione dell’impresa vanno letti separatamente prima di definire il trattamento.
Costi operativi: confrontare il servizio, non solo il formato
Un confronto utile parte da voci omogenee: condizioni economiche del contratto con il provider, attività di distribuzione o assegnazione, gestione delle eccezioni, interlocuzioni con i destinatari, quadratura di fatture e dati del personale. Sono elementi organizzativi da stimare sul processo dell’impresa, non prezzi standard del mercato.
La rete convenzionata è un elemento concreto da verificare. La disciplina definisce il buono come documento di legittimazione, anche elettronico, che dà al titolare il diritto di ottenere il servizio sostitutivo di mensa per il valore facciale presso esercizi convenzionati. Gli accordi tra emittenti ed esercenti devono indicare condizioni economiche, validità, limiti d’uso, scadenze e termini di pagamento. Dal 2025, la legge prevede per gli accordi tra emittenti ed esercenti un corrispettivo non superiore al 5 per cento del valore nominale del buono; tale previsione riguarda il rapporto con l’esercente e non determina il prezzo che il datore di lavoro pagherà al provider.
Percorso diagnostico prima della scelta
- Definire la regola di spettanza. Individuare destinatari, giornate considerate, eccezioni e soggetto che le approva. La regola deve essere coerente con i dati disponibili.
- Disegnare il flusso del formato. Per il cartaceo: ordine, custodia, consegna, restituzioni e rimanenze. Per l’elettronico: elenco destinatari, istruzioni al provider, modifiche e riscontro dei dati associati al supporto.
- Confrontare le evidenze del periodo. Mettere in relazione policy, presenze, elenco assegnazioni, fatture, registrazioni e cedolini. Una differenza è un dato da chiarire, non una conclusione già raggiunta.
- Valutare le eccezioni ricorrenti. Cambi di sede, assenze, ingressi e cessazioni mostrano quale processo richiede più interventi e quale evidenza consente di ricostruirli.
Lo stesso controllo sulle giornate effettivamente rilevanti può essere approfondito nella guida dedicata alla verifica di presenze e spettanza dei buoni pasto.
Domande frequenti
Il buono elettronico è sempre preferibile?
No: la normativa attribuisce al formato elettronico il diverso limite di non concorrenza previsto dall’art. 51 TUIR per il dipendente, ma la scelta organizzativa richiede anche di valutare dati, procedure, rete convenzionata e condizioni contrattuali.
I buoni possono essere usati da chiunque in azienda?
La disciplina dei buoni individua come titolari i lavoratori subordinati a tempo pieno o parziale e, alle condizioni previste dalle norme vigenti e dai contratti collettivi, i collaboratori con rapporto anche non subordinato. Il buono è utilizzabile solo dal titolare.
Otto buoni possono essere utilizzati insieme?
La disciplina consente il cumulo entro il limite di otto buoni. Restano ferme le altre condizioni d’uso: il buono non è cedibile, commercializzabile né convertibile in denaro e deve essere utilizzato per l’intero valore facciale.
Quando coinvolgere lo studio
È opportuno coinvolgere lo studio quando l’impresa introduce o modifica la policy, rileva disallineamenti fra presenze, fatture e cedolini, oppure deve scegliere il formato senza dati sufficienti per distinguere profilo fiscale del dipendente, costo, IVA e registrazioni. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto mediante una verifica fiscale, contabile e amministrativa di policy, presenze, fatture, registrazioni e cedolini.
Nel contatto, descrivi situazione, urgenza ed elenco dei documenti disponibili per una prima valutazione senza impegno, senza allegare documenti personali o riservati; le modalità di trasmissione potranno essere concordate dopo il contatto.
Fonti e riferimenti
- D.P.R. 917/1986, artt. 51, 95 e 109.
- D.P.R. 633/1972, artt. 19 e 19-bis.1.
- D.Lgs. 36/2023, art. 131 e Allegato II.17, artt. 2, 4 e 5.
- Legge 193/2024, art. 37.
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